Как признать свои ошибки: правильная email рассылка с извинениями

Предлагаем вам пойти маленький  тест:

1. Вы занимаетесь уже больше года емейл-маркетингом?
2. Вы сами создаете и рассылаете сообщения?
3. Вы человек?

Если на все вопросы был ответ «да» , то большая вероятность того, что вы при отправке писем ошибались хоть раз, а то и больше. Вы могли отослать сообщение с ошибкой, так как спешили, занимались несколькими делами одновременно или не достаточно тщательно проверили письмо. Все таки, все мы люди и нашей породе характерно допускать иногда ошибки.
А иногда допустить ошибку бывает очень даже полезно! Ведь емайл с извинениями — это еще один повод о себе напомнить, пошутить, наладить рапорт с адресатом и добиться обратной связи.

Что делать в случае допущения ошибки?

Многие предприятия боятся получать какие-то негативные комментарии и признавать свои недочеты, рассчитывая, что их нынешние клиенты от них отвернутся, если будут понимать, что корпорация способна на ошибку. Но на самом деле все наоборот: все клиенты знают, что избежать полностью ошибок невозможно и адекватное восприятие своих промахов добавляет несколько плюсов данной компании и среди конкурентов, и среди прочих организаций.

Если ошибка произошла касательно парочки клиентов — служба поддержки обязана с ними связаться по любому доступному каналу связи, чтобы выяснить ситуацию и ликвидировать ошибку.

Если же возникла системная ошибка, то план действий будет таким: выяснить причину и быстро сообщить адресатам  такие вещи:

- что вы осведомлены об ошибке и объясняете ее суть.

- на данный момент вы делаете определенные действия для её ликвидации и простыми словами рассказали, какие именно;

- какие ваши шаги для того, чтобы такого больше не было.

- предлагаете всем пострадавшим некий значительный бонус, чтобы не осталось неприятных эмоций от этой ситуации.

Некоторые секреты

Формулировка письма с извинениями зависит от конкретной ситуации. Старайтесь создать впечатление искренности, готовности  понести всю ответственность за свои действия. Сообщение должно быть коротким и максимально вежливым, но без приторности.

При создании письма-извинения рекомендуетприменять такие фразы:

– Мы уже предприняли определенные меры, чтобы данная ситуация больше не повторилась.

– Мы глубоко сожалеем о нашей ошибке и верим, что Вы останетесь нашим клиентом, которого мы чрезвычайно ценим.

- Просим прощения  за причиненные неудобства и задержку.

– Мы сильно обеспокоены тем, что у нашего ценного клиента возникли неприятности при применении наших товаров(услуг).

Помните, что письмо пишется человеком человеку. Читатель должен думать, что это извинение ему преподнес важный человек компании лично. Это повышает самооценку клиента и его лояльность к организации.